MODUL 10 - MENGELOLA INFORMASI

Sistem informasi Berbasis Komputer dengan Computer Based Information System (CBIS) atau yang dalam Bahasa Indonesia disebut juga Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan Informasi

Berikut juga akan disampaikan pengertian informasi dari berbagai sumber.


1. Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Business Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukkan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.

2. Menurut Robert N. Anthony dan John Dearden dalam buku Management Control Systems, menyebut informasi sebagai suatu kenyataan, data, item yang menambah pengetahuan bagi penggunanya.

3. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting Information Systems : Concepts and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.

Dari keempat pengertian seperti tersebut di atas dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi yang menerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan.

Sistem Informasi
Sistem Informasi merupakan sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya.
Berbasis Komputer Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem informasi. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya.
Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

Hubungan Informasi di Era Globalisasi
Mendengar kata “globalisasi”, yang terbayang di pikiran penulis adalah suatu masa yang mengarah pada sifat global atau mendunianya berbagai macam produk dan layanan. Betapa tidak. Berita-berita perang irak yang terjadi ribuan atau bahkan jutaan mil jauhnya dari Indonesia dapat diketahui dalam hitungan detik. Bahkan bisa dilihat dengan mata kepala secara langsung lewat siaran-siaran live yang dilakukan berbagai stasiun televisi seperti TV Al-Jazeera Turki maupun CNN-nya Amerika Serikat.
Dari sisi teknologi, dapat kita lihat bahwa perkembangan terjadi sedemikian pesatnya dan dinikmati oleh hampir seluruh lapisan masyarakat. Lihat saja jumlah perlengkapan elektronik yang dibawa oleh seorang pengusaha muda sekarang ini. Mulai dari komputer lap top, agenda elektronik palm top, handphone bahkan sampai jam tanganpun memiliki kemampuan yang canggih. Jam tangan tersebut juga berfungsi sebagai buku telepon elektronik yang dapat mengakses jaringan hanya dengan menekan beberapa tombol kecil. Terlepas dari dampak positif dan negatif yang dimilikinya, peralatan elektronik yang semakin canggih dan kecil ukurannya akan terus melancarkan serbuan ke dalam kehidupan manusia sehari-hari.
Di bidang ekonomi, globalisasi berarti mendekatkan produk kepada konsumen.
California Fried Chicken merupakan makanan ayam goreng produksi Amerika, tetapi untuk mendapatkannya pelanggan tidak perlu datang ke Amerika karena produk ini telah membuka cabang hampir di seluruh kota-kota besar di Indonesia. Atau lihat saja ballpoint yang banyak dipakai oleh para pelajar di Indonesia. Merk Snowman, adalah produk lisensi Jepang. Tetapi untuk mendapatkannya cukup dengan membeli di koperasi sekolah masing-masing. Bagi perusahaan, globalisasi merupakan suatu tantangan bagaimana agar suatu perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan lain dalam memperkenalkan produk barang maupun jasa yang dimilikinya.
Globalisasi memberikan pengaruh pada dibukanya cabang-cabang dan outlet-outlet produk berbagai barang dan jasa di berbagai tempat yang berbeda. Lihat saja yang terjadi di Indonesia.
Terdapatnya Gudeg Yogya di ibukota Jakarta, dibukanya kantor pemasaran Susu Kuda Liar Sumbawa di Solo, atau lihat saja Rumah Makan Padang dari Sumatera yang dapat kita nikmati hampir di seluruh kota di Indonesia. Itu semua merupakan contoh kecil pengaruh globalisasi yang membuat perusahaan berlomba-lomba untuk mendekatkan produk dan layanan kepada konsumen di berbagai belahan dunia.
Bagi pihak manajemen perusahaan, dengan dibukanya berbagai cabang dan outlet di berbagai tempat, maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang tepat agar dapat memberikan petunjuk aktual tentang
kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh setiap cabang atau setiap outlet tersebut. Sistem informasi yang tepat, tentunya akan menghasilkan informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya.
Informasi yang cepat, akurat dan dapat dipercaya tersebut sangat diperlukan dalam rangka pengambilan keputusan-keputusan strategis perusahaan untuk dapat semakin maju dan bersaing di lingkungan yang penuh gejolak ini.
Penerapan Sistem Informasi Akuntansi berbasis komputer, merupakan salah satu alternatif jawaban yang tepat jika pihak manajemen menginginkan suatu sumber informasi yang dapat menghasilkan masukan sesuai yang diinginkannya.
Terbentuknya sistem informasi yang akurat untuk membantu setiap pengambilan keputusan. Di tengah lajunya kemajuan industri yang berbasis teknologi telekomunikasi dan informatika, informasi yang cepat dan akurat semakin menjadi kebutuhan pokok para decission maker. Informasi merupakan kebutuhan dasar yang diperlukan oleh setiap manajemen untuk melakukan pengambilan keputusan. Sedangkan suatu sistem informasi bertujuan untuk memasok segala kebutuhan informasi bagi mereka yang membutuhkannya. Sistem informasi yang tepat akan membantu kebijakan level manajerial dalam hal program-program dan rencana-rencana operasional serta sasaran yang akan dicapai oleh organisasi atau perusahaan.
Sistem Informasi dalam perusahaan yang dikenal dengan Sistem Informasi Manajemen (SIM) terbagi menjadi beberapa Sistem Informasi yang membentuk satu kesatuan informasi yang dibutuhkan.

Pada Sistem Informasi Manajemen yang cukup lengkap, biasanya terdiri dari beberapa sistem informasi yang lebih spesifik cakupannya seperti :

- Sistem Informasi Inventory Control, untuk menyediakan informasi tentang persediaan barang.
- Sistem Informasi Akuntansi, untuk menyediakan informasi tentang transaksi-transaksi keuangan yang terjadi.
- Sistem Informasi Personalia, yang menyangkut masalah pendataan karyawan sampai ke penggajian.
- Sistem Informasi Pemasaran, yang memberikan informasi mengenai kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan penjualan barang, penelitian pasar dan lain-lain.

Saat ini sistem informasi merupakan isu yang paling penting dalam pengendalian manajemen. Hal ini disebabkan karena tujuan dari pengendalian manajemen adalah ntuk membantu manajemen dalam mengkoordinasi sub unit- sub unit dari organisasi dan mengarahkan bagian-bagian tersebut untuk mencapai tujuan perusahaan. Dua hal yang menjadi perhatian dari definisi diatas adalah mengkoordinasi dan mengarahkan. Tentu saja dalam dua proses tersebut diperlukan satu sistem agar proses koordinasi dan pengarahan dapat berjalan secara efektif sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Manfaat utama dari perkembangan sistem informasi bagi sistem pengendalian manajemen adalah :

- penghematan waktu (time saving)
- penghematan biaya (cost saving)
- peningkatan efektivitas (effectiveness)
- pengembangan teknologi (technology development)
- pengembangan personel akuntansi (accounting staff development).

Dengan besarnya peran informasi tersebut maka perlu adanya pengelolaan informasi dengan mengelola sumber yang ada sehingga kalayak umum dapat memanfaatkan informasi yang lebih mudah dipahami dan di mengerti

Konversi Dokumen MS. Word ke Format Portable
Document Format (PDF)

Berikut adalah prosedur konversi dokumen/file dari format Microsoft Word (*.doc) ke format Portable Document Format/PDF (*.pdf). Adapun proses konversi menggunakan software Adobe Acrobat 5.0 Di samping itu, dijelaskan pula prosedur pengamanan dokumen melalui penggunaan password dan restriksi akses.

Konversi File
Prosedur konversi meliputi langkah-langkah sebagai berikut:

1. Buka file yang akan dikonversi di Microsoft Word
2. Buka menu Print (pilih File, Print; atau tekan Ctrl-P)
3. Pada bagian nama/jenis printer pilih: Acrobat Distiller atau Acrobat PDFWriter
4. Print dokumen

Jika printer yang dipilih adalah Acrobat PDFWriter, setelah user meng-click OK, akan muncul dialog baru untuk menentukan nama dan lokasi file hasil konversi.
Untuk Acrobat Distiller, nama dan lokasi file hasil konversi ditentukan oleh software. Umumnya nama file hasil konversi adalah:

Microsoft Word – (nama file asli).pdf

sedangkan lokasi file umumnya adalah:
C:\Program Files\Adobe\Acrobat 4.0\PDF Output\

Pengamanan File dan Restriksi Akses

Untuk mengamankan dokumen tersebut di atas, lakukan langkah-langkah berikut ini setelah file yang dimaksud dibuka:
- Klik File dan pilih Document Security
- Pada Dialog Document Security ubah pilihan Security dari No Security ke Standard
Sesuai kebutuhan, tentukan password yang digunakan untuk membuka dokumen (Open the Document) dan/atau untuk mengubah konfigurasi keamanan (Change Security Settings)
-Tentukan restriksi yang akan diberlakukan pada dokumen di kolom Do Not Allow
- Click OK, dan konfirmasikan password yang digunakan pada dialog yang muncul kemudian.

Langkah – Langkah Konversi Ms ke PDF
Dengan Adobe Acrobat 5.0
Konversi ke PDF

- Menginstal program Adobe Acrobat versi 5.0 di PC.
- Biasanya pada sudut kanan atas layar lembar kerja MS terdapat 2 ikon
Adobe: “Convert to Adobe PDF” dan satunya lagi “Convert to Adobe PDF dan Email”.
- Pada dokumen MS yang sedang aktif dan siap di’convert’, klik
icon “Convert to Adobe PDF”.
- Akan muncul menu Save PDF file As: File name (penamaan file), Save as type: PDF files, dan Save in (file tsb akan disimpan di mana). Arahkan ke folder tempat penyimpanan dokumen pdf tsb.
- Klik Save.

Pengamanan file PDF
- Buka file pdf yang baru dikonversi tadi.
- Klik menu: File – Document Security. Tampil menu Security Options,
- klik menu scroll dan pilihlah: Acrobat Standard Security.

Otomatis muncul menu:

A. (tidak mutlak dilakukan, apalagi kalau filenya banyak; dengan B saja sudah cukup aman)
Specify Password -> untuk membuka dan mengubah isi dokumen. Centanglah pada bagian Password Required to Change Permissions and Passwords. Kemudian pada Master Passwords: masukkan password yang Anda siapkan.

B. Permissions -> untuk mencetak, mengubah, mengkopi, menambah dan mengubah field comment dan form pada dokumen.
Pilihan encryption level (tingkat enkripsi) ada 2:
40-bit RC4 (untuk Acrobat 3.x, 4.x) dan 128-bit RC4 (untuk Acrobat 5.0). Silakan pilih. Kemudian centanglah menu: no printing, no changing the document, no content copying or extraction, disable accessibility, no adding or changing comments and form fields.
Pada Enkripsi 128-bit RC4, cukup mencentang pada Enable Content Access for the Viasually Impaired. Hapus centang pada “Allow Content Copying and Extraction”. Pada menu: Changes Allowed, pilihlah None. Printing: Not Allowed.
- Klik OK.
- Klik Close pada menu Document Security
- Save dan tutuplah file tersebut. Kemudian coba buka kembali.
- File pdf tsb. sudah terkunci aman.